После обычной планёрки или мозгового штурма часто начинается вторая часть работы: вспомнить, о чём договорились, собрать идеи, отделить решения от обсуждения, распределить задачи и понять, кто что взял на себя.

В небольших командах для этого обычно нет отдельного сотрудника, который ведёт подробный протокол совещания. Поэтому раньше часть договорённостей оставалась в заметках руководителя, часть — в переписке, а часть каждый участник встречи запоминал немного по-своему.

Я давно использую для этой задачи искусственный интеллект. И это одна из тех небольших функций, которая заметно облегчает ежедневную работу руководителя.

После встречи я передаю нейросети содержание разговора — это может быть расшифровка, заметки или надиктованный голосом пересказ — и прошу структурировать информацию.

Через несколько минут можно получить понятную сводку:

После этого сотрудники возвращаются на рабочие места уже с общей картиной договорённостей.

Для меня здесь важна даже не экономия времени сама по себе. Такой протокол хорошо собирает смыслы после разговора. Мозговой штурм по определению может быть хаотичным: кто-то бросает идеи, мы перескакиваем между проектами, вспоминаем прошлые договорённости, тут же придумываем новые. ИИ помогает превратить весь этот материал в рабочую структуру.

Хороший протокол — это не пересказ встречи в стиле «обсудили то-то и то-то». Руководителю гораздо полезнее получить другой результат:

Поэтому я обычно прошу нейросеть не только сделать краткое резюме, но и отдельно собрать задачи и обязательства.

Например, после встречи можно дать ей инструкцию:

«Разбери итоги совещания. Сначала кратко перечисли основные решения. Затем составь список проектов и задач. Для каждой задачи укажи ответственного, срок, если он назывался, и следующий шаг. Отдельно вынеси вопросы, по которым решение пока не принято».

Тогда протокол перестаёт быть документом, который положили в папку. Он становится продолжением управленческого процесса.

Иногда мне даже не нужна планёрка.

У руководителя в голове одновременно находятся текущие задачи, разговоры с клиентами, идеи, сомнения, обязательства и вопросы, которые нельзя потерять. Вместо того чтобы сначала пытаться самой всё это красиво сформулировать, я просто наговариваю информацию нейросети через микрофон.

Например:

«У меня сегодня пять вопросов. Нужно решить, что делать с этим проектом, подготовиться к разговору с клиентом, не забыть позвонить Светлане, проверить предложение партнёра и понять, какую задачу поставить сотруднику. Разбери это и помоги расставить приоритеты».

Дальше нейросеть помогает разложить всё по пунктам, выделить главное и собрать список действий.

Часть задач я переношу в календарь. Для отдельных напоминаний использую запланированные задачи в ChatGPT: например, можно попросить напомнить о звонке или вернуться к определённому вопросу в нужное время.

Получается довольно простой управленческий цикл:

И всё это занимает несколько минут.

Когда мы разговариваем с предпринимателями и руководителями о применении нейросетей, люди обычно называют задачи, которые они уже считают сложными: аналитика, маркетинг, документы, продажи, презентации.

Но значительная часть эффекта возникает в гораздо более привычных процессах.

Руководитель годами самостоятельно собирает итоги планёрок, пишет поручения, разбирает собственные заметки, составляет списки задач и держит часть договорённостей в голове. Поэтому он даже не формулирует это как проблему, которую можно передать ИИ.

Именно такие процессы мы часто видим во время работы с компаниями.

Сами руководители их не называют, потому что привыкли справляться. Но если убрать по 15–30 минут из нескольких регулярных операций, меняется уже вся рабочая неделя.

Если в совещаниях обсуждаются персональные данные, финансовая информация, договоры, коммерческая тайна или другие чувствительные сведения, нельзя просто автоматически загружать все материалы в любой внешний сервис.

Для компании нужно заранее определить, какими ИИ-инструментами сотрудники могут пользоваться, какую информацию разрешено передавать модели, что необходимо обезличивать и где должны храниться итоговые документы.

Это особенно важно, если протоколирование совещаний становится постоянным рабочим процессом.

Протоколирование планёрок, разбор мозговых штурмов, структурирование собственных мыслей и напоминания — лишь несколько функций нейросетей в работе руководителя.

Интереснее другое: когда начинаешь последовательно разбирать рабочий день, обнаруживается большое количество операций, которые руководители продолжают выполнять вручную просто потому, что привыкли так работать.

В «Цифровых трансформациях» мы как раз смотрим на работу руководителя и команды через такие реальные процессы. Настраиваем ИИ под конкретные задачи компании и часто находим сценарии, о которых изначально даже не спрашивают.

На консультации можно разобрать ваш обычный рабочий день, совещания, документы, аналитику и другие повторяющиеся процессы и определить, что уже сейчас имеет смысл передать искусственному интеллекту.

Если тема использования ИИ в работе вам близка, посмотрите ещё несколько материалов и направлений:

— ИИ для бизнеса: с чего начать и какие задачи передавать нейросетям

— Диагностика бизнес-процессов: где ИИ действительно может сократить ручную работу

— ИИ-сопровождение бизнеса: от отдельных задач до системной работы

— Разобрать свои рабочие задачи на консультации